La signature électronique est une technique qui permet désormais d’attester de l’authenticité d’un document numérique. La validité est la même que celle d’une signature physique. La signature électronique consiste en une empreinte unique que l’on attache à un document et qui permet de vérifier l’identité du signataire. Le document est alors certifié intègre et authentique. On utilise de plus en plus cette méthode de signature électronique en centre de formation.
Les différentes fonctionnalités de la signature électronique
La signature électronique permet de gérer l’historique et les signatures des participants à la formation. Ainsi, on accède à un historique complet des signatures en question de manière sécurisée et transparente. On peut trouver plus d’information au sujet de ce type de signature sur https://edusign.com/fr/organisme-formation/
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On peut trouver des détails et des notifications pour toutes les étapes de la formation (arrivée en salle, départ de la salle). Cela permet d’accéder à une chronologie et d’attester de la présence des personnes formées.
Depuis la pandémie, il devient difficile d’établir un contact physique. Heureusement, la signature électronique permet d’y remédier, car elle ne nécessite aucune prise de main. Ainsi, on se protège de la transmission des virus.
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La signature électronique en formation pour une meilleure maîtrise des coûts
Utiliser la signature électronique est la meilleure option pour les entreprises qui veulent réduire leur empreinte carbone. En effet, cela limite les coûts liés aux impressions des documents. On n’aura donc plus besoin d’utiliser des papiers pour suivre l’émargement des personnes qui se forment au sein du centre.
De surcroît, la signature électronique permet de s’affranchir des différents frais de la poste.
De plus, les documents signés par voie électronique sont archivés sur un seul espace. Cela limite les frais liés au stockage.
Un gain de temps considérable
Le gain de temps est sans aucun doute le plus grand avantage de la signature électronique. Certes, en utilisant ce type de signature, les responsables de ressources humaines transmettent le document à signer.
La gestion des ressources humaines implique aussi le respect de différentes procédures et échéances. Aujourd’hui, pour signer un contrat de travail, on peut le faire via une signature électronique.
En centre de formation, cette signature permet aussi de signer :
- Les livres et supports pour la formation ;
- Les attestations de fin de formation ;
- Les fiches de présence ;
- …
La signature électronique pour un meilleur gain de productivité
La signature des documents au format papier peut prendre beaucoup de temps pour les salariés comme pour les apprenants au sein d’un centre de formation. En effet, il faut attendre que le collègue d’à côté ait fini de signer avant de pouvoir émarger sur la feuille. Fort heureusement, la e-signature permet à plusieurs signataires d’émarger en même temps. Cela permet au professeur et aux étudiants de gagner un temps précieux.
Il n’y a plus besoin de perdre du temps avec l’impression. Le responsable pourra lui-même voir les documents émargés pour vérifier la présence des personnes formées. Cela permet
En somme, la signature électronique est une innovation qui digitalise les processus clés de l’entreprise.
Cependant, la confiance ne doit pas exclure le contrôle. Il faut parler des limites des e-signatures. Par exemple, de nombreuses organisations ne les considèrent pas encore comme étant légales.
