L’utilisation de papier se réduit d’année en année dans les entreprises. Presque tout se dématérialise, même les factures fournisseurs ou d’achat. D’ailleurs, l’article 153 de la loi de finance de 2020 prévoit une obligation de facturation en version numérique pour les années 2026 et 2027. Les grandes entreprises, les ETI, les PME ou encore les TPE sont concernés par cette décision. Au lieu d’attendre ces années, pensez à vous y mettre dès maintenant pour gagner du temps. De plus, la dématérialisation de facture fournisseur présente de nombreux avantages.
Stockage de facture fournisseur facilité
L’utilisation de factures en papier oblige la possession d’un espace de stockage dédié au sein de votre entreprise. Il est facile de les gérer au début en essayant de tout noter. Seulement, les documents finissent par s’entasser et encombrer la pièce ou la question en question. Il devient, ensuite, difficile de retrouver une facture en cas de nécessité, surtout si elle date.
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La dématérialisation de facture fournisseur vous permet d’éviter ce type de problème. En utilisant un logiciel spécifique ou encore le cloud, vous les factures fournisseurs numériques sont stockées dans un espace virtuel disponible en ligne. Vous n’avez pas besoin d’allouer une pièce de stockage de documents. De plus, vous pouvez accéder à tous les documents que vous cherchez en quelques clics seulement. Continuez sur ce site pour avoir plus de détails sur la dématérialisation de facture.
Gain en productivité grâce à la dématérialisation de facture fournisseur
La dématérialisation de facture fournisseur vous permet aussi de gagner en productivité dans la mesure où les tâches sont automatisées. Le processus de stockage s’enclenche automatiquement dès que vous insérez des documents. Les recherches se font aussi rapidement, ce qui accélère le traitement de vos documents par les opérateurs.
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Vous passez aussi une barrière importante de l’utilisation des factures et des documents en papier. Avec ces derniers, vous êtes obligé d’attendre que toutes les personnes concernées arrivent au bureau pour obtenir une signature. Dans le cas d’une facture numérisée, elles peuvent signer en ligne, même si elles se trouvent hors du pays.
Réalisation d’un acte économique et écologique
Passer à la dématérialisation de facture fournisseur représente à la fois un acte écologique et économique. En effet, vous diminuez vos dépenses en matière d’achat de papiers pour les documents. En même temps, vous n’avez plus besoin d’investir dans les timbres, dans les encres ou encore dans les enveloppes. Les documents en papier requièrent aussi des coûts importants si l’opération inclut l’envoi par fax ou par la poste. En outre, vous aurez besoin de moins d’opérateurs grâce à l’automatisation.
Cette étape vous permet aussi d’avancer un peu plus dans votre démarche RSE. En réduisant l’utilisation des papiers, vous réduisez la quantité de vos déchets.
Sécurisation des données
La dématérialisation de facture fournisseur permet de protéger vos documents ou vos données dans plusieurs cas :
- Incendie ;
- Tentative de vol.
En cas d’incendie, les documents en papier ne résistent pas longtemps. Vous les perdez à tout jamais sans la possibilité de les retrouver. Avec les factures et les documents numériques, vous les récupérez facilement en vous connectant à un autre terminal en dehors de vos locaux.
Les documents numériques sont plus difficiles à voler. D’autant plus qu’ils sont uniquement accessibles grâce à des codes d’accès si vous utilisez un outil de gestion électronique de documents.
